Bei einer Barzahlung eine Quittung ausstellen: Früher gehörte diese Aufgabe zum Alltag von Einzelhändlern, Handwerkern und vielen anderen. Moderne Kassensysteme und die zunehmende bargeldlose Bezahlung reduzieren den Bedarf an Quittungen. Doch auch heute spielen sie noch eine Rolle – jeder Unternehmer mit Bareinnahmen sollte sich mit den gesetzlichen Vorschriften beschäftigen. Erfahren Sie hier alles Wissenswerte!
Diesen Zweck erfüllt die Quittung
Mit Barbelegen bestätigen Sie die Zahlung eines Kunden oder eines anderen Schuldners. Der jeweilige Zahlende kann bei Barzahlungen unter Berufung auf § 368 BGB eine solche Quittung verlangen. Sie erfüllt zwei Funktionen:
1. Der Schuldner kann mit diesem Dokument belegen, dass er die Forderung beglichen hat. Der Gläubiger kann sie kein zweites Mal einfordern. Die Quittung beweist bei einer Fristsetzung zudem die rechtzeitige Barzahlung.
2. Quittungen sind gegenüber dem Finanzamt relevant. Als Empfänger von Barzahlungen dokumentieren Sie Betriebseinnahmen. Bei eigenen Zahlungen dienen sie als Beleg von Betriebsausgaben.
Quittung, Kassenbon und Rechnung: Das sind die Unterschiede
Mit Barbelegen, Kassenbons und Rechnungen gibt es drei Arten von Dokumenten, die manche verwechseln. Jeder dieser Begriffe beschreibt eine jeweils eigenständige Dokumentenform. Wenn Sie für ein Produkt oder eine Leistung einen Barbeleg erstellen, bestätigen Sie explizit die Zahlung des geforderten Betrags. Das ist bei einer Rechnung nicht der Fall. Bei Rechnungen listen Sie ausschließlich die zu zahlenden Rechnungssummen auf. Der Zahlungsleistende benötigt zusätzlich einen Beleg für die Zahlung: Dafür kommen Quittungen oder bei bargeldlosen Zahlungen der Kontoauszug infrage. Bei Kleinstbetragsrechnungen kann es ausreichen, wenn Sie als Empfänger einen Kassenbon erstellen. Dieser kann inzwischen auch als digitaler Kassenbon erstellt werden.
Fast alle Einzelhändler und viele weitere Unternehmen verfügen über Kassensysteme, mit denen sie einen gedruckten oder digitalen Kassenbon ausstellen können. Bei Beträgen bis 250 Euro erfüllen diese Kassenzettel dieselbe Funktion wie Quittungen, sofern sie die gesetzlichen Mindestangaben wie das Ausweisen der Umsatzsteuer enthalten. Bei diesen Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro zeigen sich die Finanzbehörden großzügig. Höhere Summen erfordern dagegen eine Quittung, die im Vergleich zum Kassenbon mehr Pflichtangaben aufweisen muss. Dazu gehört der Name des Zahlungsleistenden.
Tipp: Denken Sie bei allen Arten an Zahlungsbelegen sowie bei Rechnungen daran, dass Empfänger die Quittung, Rechnung oder den Kassenzettel aufbewahren müssen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Entsprechend sollten Sie die Dokumente auf hochwertigem Papier drucken. Kaufen Sie für Barbelege zum Beispiel qualitativ überzeugende Quittungsblöcke und für Kassenbons langlebige Thermorollen.
| Barbeleg — | Kassenbon — | Rechnung — | ||
| Zahlung bestätigen | ja | ja | nein | |
| Vom Finanzamt akzeptiert | ja | ja | bis 250 Euro nur mit zusätzlichem Zahlungsbeleg |
Barbeleg erstellen: Diese Angaben und Formalien sind erforderlich
Der Gesetzgeber macht für das Ausstellen von Quittungen klare inhaltliche und formale Vorgaben. Wenn Sie einen Kassenbeleg erstellen, müssen Sie folgende Angaben tätigen:
- Schreiben Sie den Namen des Zahlungsleistenden und des Zahlungsempfängers auf die Quittung.
- Bezeichnen Sie die Art und Menge der Produkte oder der Leistung.
- Nennen Sie den Betrag in Ziffern und Wörtern!
- Auf den Barbeleg gehören der Nettobetrag, der Mehrwertsteuersatz und der Bruttobetrag.
- Eine fortlaufende Nummer ist ebenfalls nötig.
- Eine Quittung erfordert den Ort, das Datum und Ihre Unterschrift. Wenn Sie einen Firmenstempel besitzen, sollte Sie das Dokument zusätzlich abstempeln.
Kassenbeleg erstellen: Quittungsblock oder Vorlage aus dem Internet
Grundsätzlich können Sie eine Quittung unter Berücksichtigung der Pflichtangaben frei anfertigen. Sie können Barbelege zum Beispiel am Computer erstellen und anschließend unterschreiben oder ausschließlich handschriftlich ausstellen. Aus Gründen der Effizienz sollten Sie jedoch Quittungsblöcke oder Vorlagen aus dem Internet vorziehen. Die meisten Quittungsblöcke enthalten einen Durchschlag, sodass Sie die Kopie für Ihre Buchhaltung nutzen können. Achten Sie bei den Quittungsblöcken auf die konkrete Gestaltung. Einige weisen zum Beispiel den aktuellen Umsatzsteuersatz auf: Das verringert Ihren Aufwand, wenn Sie eine Barzahlung mit einer Quittung bestätigen. Bei einer Änderung des Steuersatzes müssen Sie aber den Quittungsblock austauschen.
Barbelege erstellen: Reduzieren Sie die Anzahl auf ein Minimum!
Die Ausstellung von Quittungen bedeutet für Sie als Zahlungsempfänger einen erheblichen Mehraufwand. Darüber hinaus ist dieser manuelle Vorgang fehleranfällig. Falsche oder fehlerhafte Angaben führen zu Problemen mit dem Finanzamt, sie gefährden unter anderem den Vorsteuerabzug. Bestenfalls bestätigen Sie die meisten Zahlungen rechtskonform mit Kassenbons, die Sie mit Ihrem Kassensystem auf eine Kassenrolle drucken oder digital bereitstellen. Nutzen Sie die liberalen Regeln bei Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro aus! Das setzt voraus, dass Ihr Kassensystem alle Pflichtangaben berücksichtigt. Bei höheren Beträgen müssen Sie dagegen Barbelege ausstellen: Bereiten Sie sich darauf vor und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter!
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Barbeleg
Warum werden Quittungen bei der Barzahlung genutzt?
Barbelege bestätigen die geleistete Zahlung. Ab Beträgen von 250 Euro fordert das Finanzamt diese besondere Form der Zahlungsbestätigung. Bei Kleinstbetragsrechnungen bis zu dieser Summe genügt ein Kassenbon, sofern er alle wesentlichen Angaben enthält. Zahlungsleistende haben einen Anspruch auf eine Quittung. Bestenfalls können Sie als Zahlungsempfänger die meisten Barzahlungen mit gedruckten oder digitalen Kassenbons bestätigen: So ersparen Sie sich viel Arbeit!
Wer muss auf der Quittung unterschreiben?
Den Barbeleg muss jene Person unterschreiben, die das Bargeld entgegennimmt. Das kann zum Beispiel der Geschäftsinhaber oder ein Kassierer sein. Es empfiehlt sich, die Quittung zusätzlich mit einem Firmenstempel zu versehen. Das erhöht für das Finanzamt die Nachvollziehbarkeit.
Wie füllt man eine Quittung richtig aus?
Als Zahlungsempfänger sollten Sie sich strikt an die gesetzlichen Vorgaben halten. Benennen Sie unter anderem den Zahlungsleistenden und den Empfänger, schreiben Sie den Betrag in Ziffern und Wörtern auf die Quittung. Vergessen Sie auch den Mehrwertsteuersatz nicht und unterschreiben Sie handschriftlich. Diese Vorgaben gelten auch bei Eigenbelegen – beispielsweise bei einer Barauszahlung, für die Sie einen Beleg benötigen.
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