Was muss auf einem Kassenbon stehen? Natürlich gibt es offensichtliche Informationen, die auf keiner Quittung fehlen dürfen wie beispielsweise der Preis und Angaben zu Datum und Uhrzeit. Aber sind Sie sich auch der gesetzlichen Vorgaben oder der Angaben bei Bar- oder Kartenzahlung bewusst? Wir verraten Ihnen alle vorgeschriebenen Bestandteile eines Kassenbelegs.
Was muss auf einem Kassenbon stehen?
1. Die gesetzlichen Vorgaben
Kassenbons bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer), die die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllen, gelten als Kleinbetragsrechnung. Wer mithilfe des Kassenbons eine betriebliche Ausgabe steuerlich geltend machen möchte, muss die verringerte Obergrenze von 150 Euro (Netto) berücksichtigen. Das Finanzamt fordert auf dem Kassenzettel generell folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Betrieb)
- Warenbeschreibung
- Menge und Einzelpreis (im Einzelhandel Bruttopreis, andernfalls Nettowert)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
- separate Umsatzsteuerausweisung nach Mehrwertsteuersatz (7 % beziehungsweise 19 %)
- Ausstellungsdatum und -uhrzeit
2. Zusätzliche Angaben
Nachdem die gesetzlichen Mindestangaben erfüllt sind, können Sie weitere Kassenbon-Bestandteile individuell bestimmen. Hierbei können Sie sich gestalterisch ausleben und den Kassenbeleg beispielsweise auch als Werbefläche oder zur Kundenbindung nutzen. So haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kassenbon gleichzeitig als Los für Gewinnspiele, als Ausschreibung für Rabattaktionen oder als Werbemittel für Ihren Internetauftritt zu nutzen.
Alternativ können Sie Ihren Kunden auch eine freundliche Botschaft oder einen Gruß auf der Quittung hinterlassen, um Ihren Kundenservice hervorzuheben. Kassenbons können neben Marketingmaßnahmen zudem Hinweise auf bestimmte Bedingungen wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Angaben zu Umtauschfristen oder Gewährleistungen beinhalten.
Ändern sich die Kassenbeleg-Bestandteile, wenn die Zahlung bar oder mit Karte erfolgt?
Fakt ist: Die oben genannte, gesetzlich vorgeschriebene Kassenbon-Beschreibung gilt immer, unabhängig von der Zahlungsmethode. Jedoch ist es ratsam und üblich, die Art der Zahlung ebenfalls auf dem Bon festzuhalten. Dies ermöglicht es Ihnen beispielsweise im Falle einer Reklamation, dem Kunden den Betrag über die gleiche Zahlungsart erstatten zu können. Bei einer modernen Registrierkasse wird die Zahlungsmethode bereits erfasst.
Falls Sie Lastschrift als Zahlungsoption bei der Kartenzahlung anbieten, sollten die Kassenbon-Bestandteile zudem um folgende vier Punkte ergänzt werden:
- Einzugsermächtigung
- Abwicklung einer Rücklastschrift
- Sperrdatei
- Eigentumsvorbehalt des Händlers
Diese Bestandteile können im Kleingedruckten angegeben und vom Kunden per Unterschrift oder Pin-Eingabe bestätigt werden. Hierfür können Sie beispielsweise auch die Rückseite des Bons nutzen.
Was ist bei einem „sprechenden Kassenbon“ zu beachten?
Die gesetzlichen Pflichtangaben zu den Bestandteilen eines Kassenbons sind für alle Belegarten gleichermaßen wichtig! Auf einem „sprechenden Kassenbon“, der auch Bewirtungsbeleg genannt wird, sind die Artikelbezeichnungen im Klartext ersichtlich. Früher enthielten Kassenzettel nur Angaben zur Warengruppe, zum Beispiel Süßwaren inklusive einer Preisangabe. Es war nicht ersichtlich, wofür genau das Geld ausgegeben wurde. Aus diesem Grund wurden zusätzliche Quittungen mit genauer Nennung der Ware erstellt. Heutige Kassensysteme ermöglichen durch den Abruf aus dem Warenwirtschaftssystem in der Regel eine exakte Artikelbezeichnung, sodass ein „sprechender Kassenbon“ im Einzelhandel nur noch die Ausnahme ist. Wohingegen in der Gastronomie ein Bewirtungsbeleg häufiger Anwendung findet.
Das erwartet Sie bei der Bonpflicht ab 2020
Das Kassengesetz 2020 soll elektronische Manipulationen zwecks Steuerhinterziehung erschweren und sieht daher ab dem 01. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht vor. Bis auf wenige Ausnahmen muss unter der neuen Vorgabe jedem Geschäftsbeteiligten ein Beleg ausgestellt werden. Verstöße gegen die neue Regelung können einem Betrieb teuer zu stehen kommen – es droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.
Unser Fazit zu den Kassenbon-Bestandteilen
Bei einem Kassenbon handelt es sich um einen Transaktionsbeleg für Kunden, der meist auf Thermorollen oder klassischen Kassenrollen ausgestellt wird. Die Kassenbeleg-Bestandteile müssen dabei einige gesetzliche Vorgaben erfüllen. Sie können den Kassenbon jedoch gleichzeitig auch als Informations- und Marketingmittel verwenden. Da der Kassenbon durch die Bonpflicht ab 2020 weiterhin an Bedeutung gewinnen wird, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Kassenbon-Beschreibung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu den Bestandteilen eines Kassenbons
Muss ein QR-Code auf dem Kassenbon zu finden sein?
Die Änderung der Kassensicherungsverordnung ermöglicht es Unternehmen künftig nicht mehr, alle Pflichtangaben auf dem Kassenbon lesbar abzudrucken. Es reicht aus, die Angaben in Form eines QR-Codes anzugeben. Eine Pflicht zur Verwendung eines QR-Codes besteht nicht.
Was ist ein Kassenbon?
Ein Kassenbon dokumentiert die Bezahlung eines Einkaufs. Im Gegensatz zu Quittungen müssen nicht die Voraussetzungen des Schriftformgebotes erfüllt werden.
Bildquelle: ©iStock.com / amnachphoto