Bereits 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Dabei handelt es sich – anders als es der Wortlaut vielleicht vermuten lässt – um kein selbstständiges Gesetz, sondern vielmehr um eine Reform der Abgabenordnung (AO) und dessen Einführungsgesetzes. Während einige Änderungen der Rechtslage bereits 2017 beziehungsweise 2018 in Kraft traten, werden mehrere bedeutende Pflichten erst mit dem 01.01.2020 verbindlich. Daher sollten Sie sich vorab genau mit dem Inhalt des sogenannten „Kassengesetzes 2020“ auseinandersetzen.

Sicherheitszertifikate, Belegausgabepflicht, Registrierkassenpflicht – Welche Änderungen treten 2020 in Kraft?

Das Kassengesetz 2020 soll die Einflussnahme auf elektronische Aufzeichnungen mithilfe technischer Mittel verhindern. Ab dem 01.01.2020 besteht deshalb nach § 146a Abs. 1 Satz 2 AO die Pflicht, elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierten Sicherheitseinrichtungen manipulationssicher zu gestalten. „Elektronische Aufzeichnungssysteme“ bezeichnet alle elektronischen oder computergestützten Registrierkassen und Kassensysteme. Neben dieser Auflage sind Sie auch dazu verpflichtet, beim zuständigen Finanzamt die von Ihnen genutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden. Für die Meldung gibt es eine Frist von vier Wochen nach Inbetriebnahme.

Weiterhin führt der Gesetzgeber eine Belegausgabepflicht ein, womit eine bislang umstrittene Frage gesetzlich beantwortet wurde. Grundsätzlich muss demnach jedem Geschäftsbeteiligten ein Beleg auf Bonrollen wie beispielsweise Thermorollen ausgestellt werden. Allerdings gelten unter dem Gesichtspunkt der Zumutbarkeit einige Ausnahmen. Beispielsweise sind Sie nicht verpflichtet, wenn Sie Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen. Eine generelle Registrierkassenpflicht besteht somit nicht.

Welche Auswirkungen hat dies auf Kassensysteme?

Die Kassensysteme und Registrierkassen beziehungsweise deren Software müssen ab Anfang 2020 einige Voraussetzungen erfüllen:

• Das elektronische Aufzeichnungssystem muss den Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen – also den Anforderungen der Einzelaufzeichnungspflicht entsprechen.
• Die Systeme müssen mit den bereits erwähnten zertifizierten Sicherheitseinrichtungen ausgestattet sein. Diese bestehen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Die genaue Ausformulierung der Standards dieser Sicherheitseinrichtungen obliegt dem Bundesministerium der Finanzen durch Rechtsverordnung.

Zu Ihrer Beruhigung: Unter zwei Bedingungen können Sie Ihr altes elektronisches Aufzeichnungssystem noch bis zum 31.12.2022 nutzen. Erstens, die Kasse ist aus technischen Gründen nicht §-146a-AO-konform aufrüstbar. Zweitens, Sie haben das System nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 erworben und das System entspricht den Anforderungen des BMF-Schreiben vom 26.11.2010.

Ob das von Ihnen erworbene Gerät eines Kassenherstellers diese Voraussetzungen erfüllt, erfahren Sie am einfachsten auf der Internetseite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

Sonstige Änderungen durch das Kassengesetz 2020

Bereits erläutert wurde die Pflicht zur Nutzung von Sicherheitseinrichtungen, die Beleg- und die Meldepflicht, die 2020 in Kraft treten, und die Einzelaufzeichnungspflicht, welche bereits seit 2017 Anwendung findet. Das Kassengesetz brachte jedoch noch weitere Änderungen mit sich. So trat 2018 auch die Kassennachschau gemäß § 146b AO in Kraft. Diese ermächtigt die Finanzämter dazu, die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Betriebsprüfung zu kontrollieren. Sie dürfen unangemeldet Ihre Systeme prüfen und Testeinkäufe durchführen. Des Weiteren enthält der Ordnungswidrigkeitentatbestand laut § 379 AO ab dem kommenden Jahr auch Verstöße gegen die neu eingeführten Pflichten. Es droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Nachfolgend haben wir Ihnen noch einmal alle Änderungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen zusammengefasst:

• Zertifizierte Sicherheitseinrichtungen: Kassensysteme müssen – von einer Übergangsregelung abgesehen – über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen.
• Belegausgabepflicht: Grundsätzlich besteht eine Pflicht zur Ausgabe eines gedruckten Belegs über aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle – beispielsweise auf Kassenrollen.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Grundsätzlich sind Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln und vollständig vorzunehmen.
• Meldepflicht: Elektronische Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme zu melden.
• Kassennachschau: § 146b AO ermächtigt das Finanzamt, die Einhaltung des Gesetzes durch unangemeldete Kontrollen und Testkäufe zu überprüfen.
• Ordnungswidrigkeit: Der Gesetzgeber hat Verstöße gegen die neueingeführten Pflichten in den Ordnungswidrigkeitentatbestand § 379 AO aufgenommen.

Bildquelle: ©iStock.com / Supersmario