Jeder, der mit Registrierkassen arbeitet, hat sicher schon einmal den Begriff „Z-Bon“ gehört. Ein solcher Beleg ist inzwischen unabdingbar für eine sachgemäße Kassenführung. Wenn Sie diese Bons nicht jeden Tag ausdrucken und an einem sicheren Ort aufbewahren, riskieren Sie hohe Geldstrafen. Seit dem 1. Januar 2017 müssen zudem alle elektronischen Kassensysteme in der Lage sein, einen Z-Bon auszustellen.

Was ist ein Z-Bon eigentlich?

Ein solcher Bon ist auch als Kassenabschlussbeleg bekannt und ist im Grunde genommen eine Abrechnung aller Tagesabschlüsse. Im Gegensatz zu einem X-Bon, der nur den aktuellen Zwischenstand der Kasse anzeigt, sind auf einem Z-Bon wirklich alle Umsätze des Tages angegeben. Mit dem Z-Bon geht auch die Registrierkassenpflicht einher, die Sie keinesfalls außer Acht lassen sollten.

Wie sieht ein ordnungsgemäßer Z-Bon aus?

Ein ordnungsgemäßer Z-Bon benötigt folgende Informationen:

• Das Datum und die Uhrzeit der Erstellung.
• Eine fortlaufende Nummer des Bons, welche automatisch erstellt wird.
• Den Namen des Geschäfts oder des Kasseninhabers.
• Alle Bruttoeinnahmen des Tages, aufgeteilt in die verschiedenen Umsatzsteuersätze. Ebenso sämtliche EC- oder sonstigen Kartenzahlungen.
• Stornobuchungen, Preiserlässe, außerplanmäßige Entnahmen aus der Kasse und sämtliche anderen Eingriffe in die Kasse.
• Die Angabe des Nullstellungszählers. Die Kasse muss am Ende des Tages nach dem Kassenabschluss immer auf null gesetzt werden.

Ein Z-Bon kann hierbei auf ganz normale Kassenrollen gedruckt werden. Eine spezielle Kassensoftware wird dafür nicht benötigt. Sie ist allerdings empfehlenswert, da dadurch ein ordnungsgemäßer Z-Bon auch nachträglich ausgedruckt werden kann. Ansonsten dürfen diese nur neu gedruckt werden, wenn das Original vorliegt und zusammen mit der neuen Version aufgehoben wird.

Wie werden Z-Bons aufbewahrt?

Die korrekte Aufbewahrung richtet sich danach, ob Sie ein Kassenbuch oder Kassenberichte führen. Wer ein Kassenbuch führt, der muss die Z-Bons in einem zusätzlichen Ordner aufbewahren und bei einer Prüfung mit dem Kassenbuch vorlegen. Dabei müssen die Angaben im Kassenbuch mit den Nummerierungen und Zahlen des Bons übereinstimmen. Bei Kassenberichten werden die Z-Bons zusammen mit den Berichten in einem speziellen Buchhaltungsordner abgeheftet. Die auf EC-Rollen und normalem Papier abgedruckten Bons dürfen hierbei natürlich nicht unleserlich werden, weshalb eine Kopie des Belegs durchaus sinnvoll ist.

Grundsätzlich gilt, dass die Z-Bons, Kassenbücher und Kassenberichte an einem sicheren Ort gelagert werden und jederzeit einsehbar sein müssen. Seit 2018 können Mitarbeiter des Finanzamts nämlich unangekündigt eine Prüfung durchführen. Eine unsachgemäße Lagerung der Belege kann dabei angemerkt und sanktioniert werden.

Warum ist der Z-Bon so wichtig?

Seit 2018 herrscht eine Registrierkassenpflicht. Unternehmen und Geschäfte mit elektronischen Registrierkassen sind dazu verpflichtet, sämtliche Umsätze einzeln zu erfassen und zu speichern. Seit 2020 sind diese Regelungen noch einmal verschärft worden. Alle Kassensysteme müssen regelmäßig geprüft und zertifiziert werden. Seither besteht eine Pflicht, Einzelaufzeichnungen lückenlos darzustellen und Kassen beim Finanzamt zu melden. Dies soll die Steuerhinterziehung mit verfälschten Kassenabrechnungen deutlich erschweren.

Der Z-Bon hilft dabei nicht nur den Prüfern des Finanzamts, sondern letztlich auch Ihnen. Die Übertragung der Tagesumsätze in das Kassenbuch wird dadurch erheblich erleichtert. Fehlen Bons oder sind diese fehlerhaft, muss der Prüfer im Ernstfall die Bareinnahmen des Tages abschätzen und diese mit den sogenannten Hinzuschätzungen in Rechnung stellen. Die Höhe liegt hierbei im Ermessen des Prüfers und kann für Sie empfindlich hoch ausfallen. Allein deshalb werden Z-Bons und im Umkehrschluss auch Bonrollen in Zukunft ein essenzieller Bestandteil einer ordentlichen Kassenführung bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Wie lang muss der Z-Bon aufbewahrt werden?

Der Z-Bon gehört zu den Buchungsbelegen und muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Bons sind mit fortlaufenden Z-Nummern versehen. Das Finanzamt kann durch diese Nummerierung schnell erkennen, ob ein Z-Bon fehlt.

Muss ein Z-Bon täglich erstellt werden?

Der Z-Bon muss täglich erstellt werden. Er stellt die Abrechnung aller Tagesabschüsse dar und muss den Unterlagen der Kassenführung beigefügt werden.

Dürfen Einzelaufzeichnungen nach Ausdruck des Z-Bons gelöscht werden?

Nein. Alle Einzelaufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Es besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, hier müssen alle Geschäftsfälle einzeln gespeichert werden.

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