Die Aufbewahrungsfrist gibt an, wie lange kaufmännische Unterlagen gelagert werden müssen. Grundsätzlich gilt: Papiere sind geordnet aufzubewahren. Im Ordner sind alte Schriftstücke hinten abzuheften, neue Unterlagen vorne. Ziel dieser Ordnung ist es, Dokumente schnell wiederzufinden, auch ältere. Schließlich können Geschäftsvorgänge auch Jahre nach Vertragsschluss nochmals eine Rolle spielen, weshalb sich die Aufbewahrung wichtiger Papiere nicht nur lohnt, sondern verpflichtend ist! Für unterschiedliche Dokumente sind individuelle Aufbewahrungsfristen vorgesehen und in verschiedenen Gesetzen festgelegt. Andernfalls sind Aufbewahrungsfristen nach Branchen geregelt, wie etwa in der Lebensmittelproduktion oder der öffentlichen Verwaltung.

Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente geregelt?

Hauptsächlich werden Aufbewahrungsfristen kaufmännischer Unterlagen durch das Steuer- und Handelsrecht organisiert. Zugehörige Vorgaben finden sich für das Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO), während sämtliche Angaben für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) festgehalten sind. Andere Fristen zur Aufbewahrung kaufmännischer Schriften gibt es unter anderem im Arbeitsrecht oder dem Sozialversicherungsrecht. Kaufleute, die sich detaillierte Informationen über die für sie zutreffenden Fristen einholen möchten, bekommen diese auch im Bundesfinanzministerium (BFM). Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich zwar voneinander, müssen aber in jedem Fall eingehalten werden. Andernfalls drohen Ordnungsgelder und steuerliche Nachteile.

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es und für welche Dokumente gelten diese?

Für bestimmte Unterlagen besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, festgelegt im Umsatzsteuergesetz (UStG). Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte und Rechnungen gehören zu dieser Gruppe von Dokumenten. Ebenso sind an dieser Stelle Jahresabschlüsse, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege zu nennen. Dokumente, die nicht in die erste Gruppe fallen, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft alle eingegangenen Geschäftsbriefe und Wiedergaben verschickter Geschäftsbriefe. Ebenfalls 6 Jahre aufgehoben werden, müssen Unterlagen, die für das Steuerwesen bedeutsam sind. Regelmäßige Ausgaben, etwa für Bonrollen, EC-Rollen oder Kassenrollen, sollten belegbar sein. Wichtig zu wissen: Für Verträge beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach deren Ablauf. Im geschäftlichen Bereich muss also ein Großteil aller Schriftstücke aufbewahrt werden. Doch auch Privatpersonen müssen sich an Vorschriften zur Archivierung halten.

Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente von Privatpersonen?

Schriftverkehr, der zwischen einer Privatperson und einem Unternehmen stattfindet, wird als „privat-geschäftlich“ bezeichnet. Im Gegensatz zu rein geschäftlichen Schriften, müssen Sie teils private Dokumente nur zwei Jahre aufbewahren. Die Archivierung von Rechnungen und steuerlich relevanten Schriften ist im UStG geregelt. Vom Gesetz betroffen sind vor allem Hausbesitzer, die Bau- und Renovierungsarbeiten von Firmen durchführen lassen. Eine Ausnahme bilden Dokumente mit Gewährleistungspflicht. Es empfiehlt sich die Aufbewahrung dieser Schriftstücke über einen Zeitraum von 5 Jahren. Privatpersonen sind verpflichtet, Unterlagen vorschriftsmäßig aufzuheben, um die Unterbindung von Schwarzarbeit zu unterstützen.

Für welche Dokumente gilt eine dauerhafte Aufbewahrung und warum?

Wenn die Aufbewahrungsfrist für Dokumente abgelaufen ist, dürfen die Schriftstücke entsorgt werden. Es gibt für Unternehmer jedoch auch Unterlagen, die niemals vernichtet werden dürfen und unbefristet aufzubewahren sind. So sind beispielsweise Gerichtsurteile, Baupläne und andere Grundstücksunterlagen stets aufzubewahren. Gleiches gilt für Luftfahrtunterlagen, Maschinenbauakten oder Personenstandsbücher. Darüber hinaus gibt es Vorschriften für den Behalt ärztlicher Dokumente im Geschäftsbereich. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Patientenakten muss nach Abschluss einer Untersuchung eingehalten werden. Fristen von 15 bis 30 Jahren gelten für Akten, die die Strahlenschutz- und Röntgenverordnung betreffen, sowie für Mitschriften nach dem Transfusionsgesetz.

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